Cómo Hacer una Factura Electrónica: 2 Formas Simples y Válidas ante el SAT

En el dinámico mundo de la contabilidad y las finanzas en México, la emisión de facturas electrónicas se ha convertido en una pieza esencial. Ya sea que estés comenzando tu camino como profesional o dirigiendo una empresa, comprender cómo hacer una factura electrónica de manera correcta es vital para cumplir con las regulaciones fiscales y agilizar tus operaciones. En este artículo, te guiaré a través de dos métodos simples y válidos respaldados por el SAT para emitir facturas electrónicas, asegurando que tengas el conocimiento necesario para llevar tu contabilidad al siguiente nivel.

Qué es una Factura Electrónica y Por Qué Debes Emitir Facturas

Una factura electrónica es el equivalente digital de una factura en papel. Tiene la misma validez legal y está respaldada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México. Emitir una factura electrónica implica presentar toda la información necesaria sobre una transacción comercial en formato electrónico, en lugar de hacerlo en papel. Esto no solo simplifica la gestión administrativa, sino que también garantiza la autenticidad y la integridad de los datos, reduciendo la probabilidad de fraudes.

Para generar factura electrónica necesitas un facturador o PAC autorizado por el SAT, o también puedes generar factura SAT gratis desde Mis Cuentas del sitio oficial del SAT.

La emisión de facturas electrónicas es más que una simple práctica administrativa. Aquí están las razones fundamentales por las que debes considerar su emisión:

1. Cumplimiento Legal: Emitir facturas electrónicas es un requisito legal establecido por el SAT. El no cumplimiento puede llevar a sanciones económicas y problemas fiscales que impacten negativamente en tus operaciones comerciales y tu reputación.
2. Ahorro de Tiempo y Recursos: Las facturas electrónicas agilizan los procesos administrativos. No es necesario imprimir, sellar y almacenar facturas en papel. Esto ahorra tiempo y reduce costos asociados a la gestión documental.
3. Integridad de la Información: La emisión electrónica garantiza la integridad y autenticidad de los datos. Cada factura electrónica está respaldada por firmas digitales y procesos de encriptación, lo que minimiza la posibilidad de alteraciones o falsificaciones.
4. Reducción de Errores: Los sistemas de facturación electrónica están diseñados para verificar automáticamente la información ingresada, lo que disminuye la probabilidad de errores humanos en los cálculos de impuestos y otros detalles cruciales.
5. Seguimiento y Control: Las facturas electrónicas permiten un seguimiento más eficiente de las transacciones. Puedes acceder a un historial completo de tus facturas, lo que facilita la reconciliación y el control de tus operaciones.
6. Agilidad en los Pagos: Al contar con facturas electrónicas precisas y validadas, los procesos de pago pueden acelerarse. Esto es especialmente relevante para empresas que necesitan recibir pagos en tiempo real.
7. Integración con Sistemas: Las facturas electrónicas se pueden integrar fácilmente con sistemas de contabilidad y software de gestión, lo que automatiza procesos y facilita la generación de estados financieros.

Emitir facturas electrónicas en México es mucho más que un requisito legal. Es una práctica que optimiza tus operaciones comerciales, reduce costos y errores, y fortalece tu cumplimiento fiscal.

Requisitos para hacer una factura

Pero antes de comenzar a facturar a tus clientes, es un requisito indispensable estar dado de alta en el SAT y tener tus archivos digitales que te brindan al darte de alta y que te permitirán acreditar tu identidad fiscal como contribuyente o la de tu empresa.

Aquí te resumo brevemente los requisitos antes de comenzar a generar facturas:

Darte de alta en hacienda: Necesitas registrarte en el SAT para obtener tu RFC por primera vez. Date de alta como persona física o moral según tu ocupación y objetivos para poder emitir facturas.

Tramita tu e.firma y Certificado de Sello Digital: Después debes obtener tu Certificado Digital de e.firma por primera vez, por lo cual debes acudir a la oficina del SAT mas cercana haciendo una cita en el SAT. De igual forma debes tramitar tu certificado de sello digital (*.sgd). Para estos archivos debes llevar una memoria USB a tu cita para guardar tus archivos.

Timbres fiscales digitales: Si piensas hacer tus facturas gratis desde el SAT en Mis Cuentas no necesitas Timbres o Folios de facturación, pero si quieres facilitar la facturación y hacerla con algún PAC o Facturador, vas a requerir comprar Timbres o Folios para poder emitir y validar cada factura. 1 Timbre = 1 Factura.

Qué Datos se Necesitan para Facturar

Cuando te adentras en el mundo de la facturación electrónica en México, es crucial tener claridad sobre los datos necesarios para emitir una factura correctamente. Cada detalle cuenta, ya que estos datos no solo son esenciales para cumplir con las regulaciones fiscales, sino que también garantizan la integridad y autenticidad de la transacción. Aquí te proporciono una lista exhaustiva de los datos que necesitas para facturar de manera precisa y eficiente.

1. Información del Emisor:

Lo principal es registrar tu información fiscal. Esto generalmente se hace solamente la primera vez en tu facturador o PAC autorizado, después ya solo deberás emitir las facturas.

• Nombre o Razón Social: Debes proporcionar el nombre completo o la razón social de tu empresa tal como está registrada ante el SAT.
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
• Domicilio Fiscal.
• Régimen Fiscal.
• Correo Electrónico.
• e.firma y Certificado de Sello Digital.

2. Información del Receptor:

• Nombre o Razón Social: El nombre completo o la razón social de la empresa o persona a la que estás facturando.
• RFC del Receptor: El RFC del receptor de la factura. Es importante verificar que el RFC sea correcto y valido para evitar problemas fiscales.
• Domicilio Fiscal: Puedes brindar solo el código postal del cliente, pero es recomendable ingresar todo su domicilio fiscal.
• Régimen Fiscal.
• Correo Electrónico: A donde será enviada la factura emitida.

3. Detalles de la Factura:

• Tipo de CFDI: aquí debes especificar el tipo de CFDI, si será una Factura, o otro tipo de CFDI como Recibo de Honorarios, Nota de Crédito, Nota de Débito, Recibo de Arrendamiento, Donativo, etc.
• Moneda y Numero de Decimales: Se debe seleccionar la divisa en la que fue hecho el pago y el numero de decimales.
• Serie.
• Fecha de Expedición: La fecha en que se emite la factura. Debe ser la fecha en que realizas la transacción.
• Descripción de los Bienes o Servicios: Una descripción detallada de los bienes entregados o servicios proporcionados.
• Cantidad y Precio Unitario: La cantidad de bienes o servicios proporcionados y su precio unitario.
• Unidad de medida: Se refiere a la forma en la que mides tu producto o servicio, por ejemplo: Litro, pieza, kilogramo, etc.
• Clave de producto o servicio SAT: El la clave del producto o servicio que vendiste según el Catalogo de productos y servicios.

4. Impuestos:

• Impuesto al Valor Agregado (IVA): Si aplica, debes incluir el monto del IVA que se está cobrando.
• IEPS: Si aplica, debes incluir el Impuesto Especial sobre Producción y Servicios.
• Retenciones: En caso de retenciones de impuestos, como el ISR, debes especificar el monto retenido.
• Impuestos locales: En caso de aplicar a impuestos locales ingresarlos.

5. Método de Pago:

• Formar de Pago: Indica cómo se realizará el pago, ya sea en efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo, etc.
• Método de Pago: Indica cómo se realizo el pago, Pago en una sola exhibición o Pago en parcialidades o diferido.

6. Uso del CFDI:

• Uso del CFDI: Define la finalidad de la factura, adquisición de mercancías, gastos en general, construcciones, mobiliario y equipo de oficina por inversiones, etc.

Asegúrate de contar con todos estos datos precisos y completos antes de emitir una factura electrónica. La precisión en la información es crucial para evitar problemas fiscales y garantizar la validez de la transacción. Recuerda que mantener un registro ordenado y sistemático de tus facturas te permitirá tener un control financiero efectivo y cumplir con las obligaciones fiscales de manera adecuada.

Qué es un Facturador o PAC Autorizado

Los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) o también conocidos como Facturadores Electrónicos, son entidades aprobadas por el SAT para validar y certificar las facturas electrónicas. Utilizar un PAC garantiza que tus facturas cumplan con todos los requisitos legales y técnicos. Antes de comenzar a emitir facturas electrónicas, es fundamental seleccionar un PAC o sistema de facturación / software contable confiable y adecuado para tus necesidades.

Generar Factura Paso a Paso

Generar una factura electrónica puede parecer complicado, pero con las herramientas adecuadas, el proceso se simplifica. Aquí hay un resumen general de los pasos involucrados, y a continuación te explicare paso a paso como emitir tus facturas con el mejor PAC Sistema de Facturación y también como hacerlo de forma gratis desde factura fácil SAT.

1. Selecciona un Sistema o PAC autorizado y regístrate en su plataforma.
2. Ingresa los datos necesarios del emisor, receptor y la operación.
3. Verifica la información y agrega los impuestos correspondientes.
4. Genera la factura electrónica y el PAC hará su validación y certificación.
5. Recibe el archivo XML validado y la representación impresa de la factura (PDF) para entregarla a tu cliente.

1.- Generar Factura con PAC Factura.com

Factura.com es uno de los PAC autorizados por el SAT. Su plataforma simplifica el proceso de generación de facturas electrónicas al brindar una interfaz amigable.

Si aun no tienes cuenta en Factura punto com, puedes aprovechar la promoción de facturación ilimitada GRATIS por 15 días para probar su plataforma y emitir tus facturas sin ningún costo por 15 días.

Regístrate Gratis Aquí.

Si ya eres cliente o si ya te registraste desde el link de arriba para aprovechar la oferta, entra a tu panel iniciando sesión para generar facturas.

Ya dentro de tu panel en factura.com debes ir al menú de la izquierda y hacer clic sobre CFDI´s para desplegar el menú en donde debes hacer clic en NUEVO:

Ya dentro vas a encontrar el formulario para completar toda la información de la factura a generar. Rellena toda la información de la primera parte del nuevo CFDI:

Si aun no agregaste los datos del cliente al que quieres emitir la factura debes hacer clic al botón “+ Nuevo” y se abrirá el formulario para registrar los datos del cliente. Registra el cliente, da clic en “Aceptar” y posteriormente podrás seleccionarlo de la lista desplegable:

Después de rellenar los datos principales de la factura vas a pasar a la sección de “Conceptos“. Agrega cada uno de los conceptos que necesites facturar en la factura con sus impuestos correspondientes y después da clic en “Agregar concepto“:

Después se agregaran los conceptos y debes verificar que la información de cada concepto que agregaste sea correcta, si no es así realiza las modificaciones correspondientes, después da clic en “Generar CFDI” cuando este todo correcto:

¡Listo, ya generaste tu factura! Después de eso en la misma pantalla vas a poder descargar los archivos XML y/o PDF del CFDI generado para enviarlo a tu cliente. O puedes enviarlo por correo desde la misma plataforma.

2.- Generar Factura desde el SAT Gratis

El SAT ofrece una opción para generar facturas electrónicas de manera gratuita a través de su portal. Aunque esta opción puede ser más limitada en términos de funcionalidad y personalización, es una alternativa viable para personas físicas y pequeñas empresas que emiten un volumen reducido de facturas.

Si ya te diste de alta en el SAT, tramitaste tu RFC y ya tienes tu e.firma y Sellos Digitales, ya puedes comenzar a facturar gratis desde el portal web.

Puedes acceder a el SAT desde aquí para generar facturación en línea.

Sigue el siguiente video tutorial oficial en donde se te muestra paso por paso como emitir una factura SAT correctamente:

Y de esta forma es como puedes generar facturas gratis y entregarlas a tus clientes.

Consideraciones Finales para Facturación en Línea de Personas Físicas y Morales

Tanto si eres una persona física como una persona moral, estas recomendaciones te serán de gran utilidad:

1. Mantén tus Datos Actualizados: Asegúrate de mantener tus datos personales o de tu empresa siempre actualizados en el sistema de facturación. Esto incluye información como tu dirección, teléfono y correo electrónico. La precisión en tus datos es fundamental para que las facturas sean válidas y lleguen correctamente a sus destinatarios.

2. Respalda tus Facturas Electrónicas: La facturación electrónica es práctica y amigable con el medio ambiente, pero también es crucial que respaldes todas tus facturas en medios digitales seguros. Guardar copias digitales en un lugar seguro garantiza que puedas acceder a ellas en cualquier momento que lo necesites, ya sea para consultas futuras o para presentarlas ante el SAT.

3. Conoce tus Obligaciones Fiscales: Comprender tus obligaciones fiscales es esencial para evitar inconvenientes legales. Tanto las personas físicas como las morales deben estar al tanto de sus responsabilidades en cuanto a la emisión, registro y conservación de facturas electrónicas.

4. Utiliza Facturadores Autorizados por el SAT: Asegúrate de utilizar plataformas de facturación electrónica que estén autorizadas por el SAT. Estos Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) cumplen con los requisitos legales y técnicos establecidos, garantizando la validez y seguridad de tus facturas.

5. Revisa tus Facturas Detenidamente: Antes de emitir una factura, asegúrate de revisar todos los datos y detalles con atención. Errores o inexactitudes en una factura pueden llevar a problemas en el futuro y retrasar tus procesos contables y fiscales.

6. Capacítate Continuamente: El ámbito de la facturación electrónica y la contabilidad está en constante evolución. Mantente actualizado sobre las nuevas regulaciones, cambios en los procedimientos y actualizaciones tecnológicas que puedan afectar el proceso de facturación.

7. Busca Asesoría Profesional: Siempre es recomendable contar con el apoyo de un contador o asesor fiscal, especialmente si eres una persona moral o si tus operaciones comerciales son complejas. Un experto puede brindarte orientación personalizada y asegurarse de que cumplas con todas tus obligaciones de manera eficiente.

La facturación en línea es una herramienta valiosa que simplifica y optimiza los procesos contables y fiscales de individuos y empresas por igual. Siguiendo estas consideraciones finales, estarás preparado para sacar el máximo provecho de esta práctica, manteniendo tus operaciones en orden y en cumplimiento con la legislación vigente en México.